Konsep Umum

Sistem pelayanan di Politeknik Negeri Jember secara bertahap akan di di koordinasikan melalui Unit Layanan Terpadu. Secara sistem proses layanan ditetapkan melalui dokumen standar pelayanan. Sistim Informasi layanan terpadu ini dikembangakan untuk memudahkan pencatatan setiap proses dalam alur layanan sehingga durasi pada tiap proses dan lamanya penyelesaian layanan dapat direkam secara tepat dan dapat menjadi indikator kinerja birokrasi di Politeknik Negeri Jember.

Fitur Aplikasi Content Management System

CMS atau Content Management System adalah fasilitas atau fitur yang digunakan untuk menambahkan atau memanipulasi isi dari suatu situs web. CMS sendiri merupakan situs web yang menerapkan sistem berorientasi terhadap konten. Sudah bukan merupakan kendala yang berarti bagi manajemen atau humas suatu perusahaan/institusi/organisasi untuk memperbaharui situs webnya. Dengan hak akses dan otoritas masing-masing, setiap bagian dari perusahaan/intitusi/organisasi dapat memberikan kontribusinya kedalam website tanpa prosedur yang sulit.

Tracking System

Sistem penelusuran proses layanan merupakan fasilitas atau fitur yang akan didapatkan oleh pemohon layanan sebagai bentuk transparasi proses birokrasi di Politeknik Negeri Jember. Melalui fasilitas ini pemohon akan mendapatkan informasi sampai pada tahap apa permohonan yang diajukan dan pada apabila proses berkaitan dengan pemohon makan pemohon akan mendapatkan notifikasi baik melalui aplikasi ini maupun melalui email.

User Dashboard

Aplikasi Unit Layanan Terpadu adalah aplikasi Multi User atau Banyak Pengguna sehingga untuk setiap tipe pengguna akan memiliki Panel aplikasi yang disesuaikan dengan Hak Aksesnya. Hal ini merupakan standar fasilitas untuk aplikasi multi user agar menghindari pengelolaan data yang tidak sesuai dengan hak penggunanya

Pengukuran Kinerja

Tujuan Utama dikembangkan aplikasi ini adalah untuk mengukur kinerja baik kinerja Unit Layanan Terpadu sendiri maupun unit yang terkait dengan proses pelayanan. Aplikasi ini akan menampilkan informasi tentang (1) Jumlah Pengguna pada tiap layanan. (2) waktu yang diperlukan untuk penyelesaian permohonan secara akumulatif dari permohonan diajukan hingga hasil permohonan diterima pemohon maupun secara parsial atau (3) waktu yang diperlukan pada setiap prosesnya. Dan berbagai hasil pengolahan data lainnya yang diperlukan dalam kegiatan evaluasi kinerja serta pengambilan keputusan dalam rangka penjaminan mutu secara berkelanjutan.

Mekanisme Kerja Aplikasi. Informasi Bagi Pemohon

Informasi jenis layanan dapat diakses melalui halaman web pintu.polije.ac.id.

Proses Registrasi Pemohon

Pemohon dapat menggunakan layanan yang terdapat pada aplikasi layanan terpadu dengan datang di unit layanan terpadu politeknik negeri jember membawa persyaratan yang diperlukan sesuai jenis layanan. Sebelumnya pemohon diwajibkan mendaftar sebagai pengguna aplikasi. Proses registrasi hanya dilakukan diawal

Pemohon melakukan registrasi aplikasi dengan mengeksekusi menu Registrasi dan mengisi isian sbagai berikut
NIP / NIK KTP ( untuk pemohon personal ) atau SIUP / No Registrasi Perusahaan ( untuk pemohon instansi atau perusahaan
Nama Lengkap pemohon
Alamat Pemohon / Alamat instasi atau Perusahaan
Email ( harus diisi email aktif )
Nomor Telepon
Password
Upload Kartu Pegawai / KTP ( untuk pemohon personal ) dan Dokumen SIUP / Dokumen Registrasi Perusahaan untuk pemohon instansi atau perusahaan )
Stekn Tombol Simpan
Setelah registrasi. Data pemohon akan divalidasi oleh operator ULT dan hasil validasi akan dikirimkan ke email.
Untuk dapat mengajukan permohonannya. Pemohon diwajibkan melakukan login dengan mengeksekusi menu masuk.

Proses Pelayanan

Proses pelayanan dimulai dari pengisian data permohonan oleh pemohon ( gambar x ). Pencatatan awal waktu pelayanan dimulai ketika (1) data permohonan yang diajukan diverifikasi oleh petugas Layanan terpadu, verifikasi tersebut juga menjadi awal sistem tracking dapat dilihat oleh pelanggan dimana (2) pemohon akan mendapatkan notifikasi yang dapat dilihat pada aplikasi dan sistem akan mengirimkan pemberitahuan ke email pemohon.

Transparansi proses layanan dapat dimonitor melalui sistem tracking dan apabila pada tahapan proses tersebut berhubungan dengan pemohon, sistem akan selalu mengirimkan informasi tersebut melalui email.

Proses Pelaporan

Fasilitas Aplikasi Layanan terpadu ini akan menghasilkan beberapa data statistik tentang jumlah pemohon dan jumlah permohonan yang dilayani baik untuk tiap jenis layanan maupun keseluruhan. Data lain yang dapat disajikan adalah data lama waktu penyelesaian yang dicatat pada tiap proses maupun keseluruhan proses dalam satu permohonan maupun rata rata berdasarkan tiap jenis permohonan.